Cómo organizo mi trabajo con archivos de texto plano

Introducción

En un post anterior, ya os hablé de las bondades de usar archivos de texto sin formato, lo que se viene a llamar texto plano. Aunque no llego a ser un poweruser, si puedo decir que gran parte de mi flujo de trabajo está basado en en esta forma mínimalista de hacer las cosas.

Opté por este tipo de archivos por un motivo práctico: cuando llevas muchos años utilizando ordenadores y guardas copias de seguridad de tu trabajo cómo referencia y archivo, te das cuenta de que, a veces, necesitas abrir un documento en un formato determinado y resulta que ya no es válido, o que la nueva versión del procesador de textos te la «descuajaringa», o que te ves obligado a trabajar en un lugar en el que el software no es compatible con tus archivos. Sin embargo, el texto plano permanece en el tiempo y puedes tenerlo a tu disposición siempre que lo necesites.

Por otro lado, cómo usuario de Linux, paso gran parte de mi vida en la terminal, lo que otros llaman línea de comandos. Al principio, os puede parecer un poco friqui, pero cuando le coges el tranquilo, te das cuenta de que haces las cosas mucho más rápido y de forma más fluida. Recuerdo que, al principio de los tiempos, el MS DOS que subyace debajo de las distintas versiones de MS WINDOWS, la ventanita negra que sale si invocas el programa «símbolo del sistema», venía equipado con una serie de comandos que permitían trabajar en dicha terminal que ya casi nadie emplea. Recuerdo con nostalgia un editor de textos llamado EDLIN que era muy útil a la hora de tratar con archivos de configuración. Ahora ya no está. Las últimas versiones presentan una nueva terminal llamada powershell que la verdad es bastante farragosa. A lo que iba, cosas tan simples cómo mandar un email, filtrar un archivo en busca de un dato preciso o navegar por el sistema de archivos, se pueden hacer de forma más rápida y productiva en la ventana negra de la terminal.

Este post lo voy a estructurar en dos partes, en la primera, os voy a enumerar las herramientas que uso y, luego mi flujo de trabajo o workflow personal.

Aplicaciones que uso

Para escribir

En casa

Tardé mucho en decidirme a usar Vim. La curva de aprendizaje es empinada. Pero cuando te acostumbras a su filosofía, es adictivo. Además, es altamente configurable y tienes a tu disposición una gran cantidad de plugins que lo convierten en una estación de trabajo más que en un simple editor de textos.

Por supuesto, uso markdown. Por ejemplo, este post está escrito en markdown, exportado a html con pandoc (ya escribiré un artículo sobre esta maravilla) y pegado en el editor html de blogger. El resultado es bastante más limpio que si usas el editor en modo borrador.

En el trabajo

Todas mis notas las escribo con el bloc de notas de windows. Esta veterana aplicación proporciona un entorno simple y limpio, libre de distracciones. Por lo general, uso el formato markdown porque es muy legible y permite ver la estructura del texto fácilmente.

Cuando mi trabajo es un entregable, tengo que agachar la cabeza y usar MS Word. En este caso, ya tengo configurada una plantilla de estilos (buscad por Internet cómo se hace, ahorra mucho trabajo), con lo cual me olvido del formato, simplemente escribo y aplico el estilo conveniente (encabezado, título, etc.).

Correo electrónico

En casa

Aquí juego con dos aplicaciones mutt y thunderbird.

Mutt es una aplicación de correo en el terminal. Es austera y simple. No es muy intuitiva y no es la mejor cuando el correo recibido tiene demasiados enlaces o imágenes. Sin embargo, para enviar un correo de forma rápida, es brutal. Imagina que tienes que enviar un archivo a alguien y poco más. Escribes lo siguiente en la terminal desde el directorio donde está el archivo:

mutt -s'Asunto' nombre@amigo.com -a archivo_adjunto <<< 'Aquí tienes tu archivo. Un abrazo'

Ya está. Piensa lo que tardas en abrir una aplicación gráfica, ir moviendo el ratón por las distintas opciones (Redactar, destinatario, adjunto), buscar el adjunto, etc.

Cuando la gestión del correo exige un poco más de atención, abro Thunderbird y ya está.

Por cierto, tanto Thunderbird como mutt, admiten markdown.

En el trabajo

Uso MS Outlook. Funciona bastante bien y no tengo pegas.

Gestión de tareas

Tanto en el trabajo cómo en casa uso todo.txt. La gestión del archivo todo.txt la hago en el hogar, o bien directamente desde la línea de comandos, o desde un plugin de Vim que proporciona unos atajos de teclado que facilita mucho las cosas.

En el trabajo, uso todotxt.net.

Flujo de trabajo o workflow

Estructura de carpetas

Puede decirse que es la columna vertebral del sistema. Se basa en cuatro carpetas principales que podéis ver en el esquema:

|--01_Inbox/
|
|--02_En_curso/
|             |-log.txt
|             |-todo.txt
|             |-done.txt
|             |-proyecto1/
|             |-proyecto2/
|                        |-notas.txt
|                        |-docs/
|                        |aaaammdd_asunto2.extension
|                        |aaaammdd_asunto1.extension
|                        |...
|
|
|--03_Archivo/
|            |-2020/
|            |-2019/
|            |...
|
|-04_Referencias

La carpeta 01_Inbox es donde meto todo inicialmente si no he tenido tiempo de procesarlo. Imagina que recibes un correo electrónico con una serie de adjuntos y no tienes claro si es un proyecto nuevo, o si quieres emplear la información más adelante: pues lo descargas en 01_Inbox y ya lo decidirás luego.

En la carpeta 03_Archivo, almaceno en el año correspondiente, los proyectos terminados, así como los archivos log.txt, todo.txt y done.txt del año.

Y en la carpeta 04_Referencias se encuentra toda aquella documentación, normativa, tutoriales o manuales que necesito de forma general.

Ahora, vayamos al meollo del asunto: la carpeta 02_En_curso. Es aquí donde se maneja el día a día. Cada proyecto tiene su propia carpeta. En ella, abro otra carpeta, llamada docs donde almaceno toda la documentación asociada al proyecto: puede ser un oficio, archivos de apoyo, emails, etc. Si la documentación está en la carpeta 04_Referencias, la enlazo con un acceso directo y, así, no duplico archivos.

El archivo notas.txt es un cajón de sastre donde entra un poco de todo: la descripción del proyecto, fechas importantes, personal u organizaciones implicados... También me sirve un poco de bitácora o diario que me permite tener una visión genérica de la evolución del mismo.

El resto de archivos son los productos y notas que se van generando conforme el proyecto va tomando forma: pueden ser minutas de reuniones, hojas de cálculo, borradores y productos finales.

Una vez que el proyecto ha finalizado, lo traspaso, cómo ya he comentado, a la carpeta 03_Archivo, en el año correspondiente.

Un tema importante es cómo doy nombre a mis archivos. Lo que hago es fecharlos, es decir, cada archivo tiene como prefijo su fecha de creación en el formato añomesdía (aaaammdd), seguidos del asunto. No utilizo espacios. Estos los sustituyo por guiones bajos: _. La razón de ello es que, cómo ya he comentado en varias ocasiones, trabajo mucho en la terminal; invocar archivos desde allí, si tienen espacios, obliga a usar caracteres de escape y, si quieres aplicar algún script sobre ellos, la cosa se complica aun más.

Otro archivo importante es log.txt. Es una especie de diario informal. Lo abro todos los días y voy anotando progresos, ideas, reflexiones, etc. No tiene formato predefinido. Al final de la jornada, me da una visión global del día y me sirve para planiicar el día siguiente.

Gestión de tareas

En mi anterior post, os hablé del sistema todo.txt. Organizo mis tareas en base a él con las siguientes peculiaridades:

• No me gusta el concepto de contextos que propone GTD. En su lugar, etiqueto los proyectos con @ (ej. @informe_de_ventas) y el símbolo +, lo utilizo para distintas partes del proyecto, o si este está delegado (ej. @informe_de_ventas Prepara hoja de cálculo +Juan). Con los filtros que me ofrece Vim y todotxt.net, es muy fácil controlar las tareas.

• Prioridades. No las uso. todo.txt te permite priorizar de la (A) a la (Z). Las prioridades las empleo para organizar el día:

• (A): Lo que tengo que hacer hoy sí o sí
• (B): Hacer hoy, si es posible
• (C) Objetivos de la semana.

De esta forma, al iniciar el día, me organizo.

Pues ya acabamos. Espero que el post os haya sido útil. Y tú ¿cómo te organizas?