Gestiona tus tareas con todo.txt y mantén el control

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Cualquier sistema de productividad suele tener cómo pilar fundamental las listas de tareas, las también conocidas cómo to-do list. Estas listas las puedes gestionar en papel o con cualquiera de las múltiples aplicaciones que hay en el mercado. A modo de ejemplo, os enumero algunas de ellas que seguro habréis probado o usado alguna vez: todoist, Microsoft To Do (la antigua wunderlist), google tasks, o Remember the milk. Todas ellas tienen sus pros y sus contras y las usas o no dependiendo de tus gustos y necesidades.

En mi caso, lo que más he echado de menos en las aplicaciones citadas es el control sobre mis tareas. Me explico: no siempre tienes acceso a la aplicación; los ficheros donde se guardan las tareas, a veces son accesibles, y otras veces no y, lo peor, suelen estar almacenadas en formatos propietarios cuya exportación suele ser un verdadero dolor de cabeza cuando, por el motivo que sea, decides cambiar de aplicación.

Hace un par de años, descubrí una maravilla que, más que una aplicación, es un sistema de gestión de tareas. Y lo mejor de todo es que tus tareas se guardan en un archivo de texto plano. Estoy hablando de todo.txt. Se trata de escribir tus tareas en un fichero de texto plano en base a una sintaxis determinada que, a posteriori pueda ser leída por distintas aplicaciones.

todo.txt aplica la filosofía GTD, es decir, vas a trabajar con proyectos, contextos y prioridades. Además, puedes añadir la fecha en la incluyes la tarea en el archivo y su fecha de vencimiento. El formato es bastante flexible. Lo único que tienes que poner en primer lugar es la prioridad, si la hubiera. Los proyectos y contextos van en el orden que tu quieras. Un ejemplo de tarea sería:

(A) @ordenador +blog escribir post sobre todo.txt
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 |       |       |               |
      Contexto 
Prioridad|     Proyecto        Tarea
         |

Si quieres añadir una fecha de vencimiento, escribes due:aaaa-mm-dd. Y ya está. Cuando acabas una tarea, escribes una x y añades una fecha al principio de la tarea. Lo normal es cortar y pegar las tareas terminadas en un archivo llamado done.txt para tener una trazabilidad sobre tu trabajo.

Ejemplo de tarea completada:

x 2020-11-09 (A) @ordenador +blog escribir post sobre todo.txt

Si todo lo tuvieras que hacer sobre dichos archivos, sería un tanto farragoso. Trabajando en la línea de comandos de linux todo es bastante fácil pues dispones de muchas herramientas para filtrar y ordenar las tareas sin apenas tocar el archivo. Yo uso un plugin en Vim que facilita bastante las cosas. Cuando no tengo más remedio que trabajar en MS Windows, uso una herramienta portable¹ llamada todotxt.net que es una maravilla pues te permite establecer filtros y asignarles atajos de teclado, además de proporcionarte la posibilidad de ordenar tus tareas por contextos, prioridades, proyectos, fechas de vencimiento, etc.

Para android, empleo una app llamada simpletask que también existe para IOS. Si además, alojas tu archivo todo.txt en servicios en la nube como Dropbox o Google Drive siempre tendrás tus tareas a tu disposición.

En fin, espero que os haya gustado este post y que os animéis a trabajar con el texto plano.

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1. en realidad debería escribir portátil↩