8 consejos para mejorar tu escritura profesional

La semana pasada leí un artículo de Paul B. Thornton para SmartBrief donde daba consejos para mejorar nuestras comunicaciones escritas. El artículo no está orientado a la escritura literaria sino a los mensajes que enviamos a nuestros socios y compañeros de trabajo, así como a la redacción de informes, memorandos u otros documentos de carácter laboral.

Os voy a hacer un resumen del artículo añadiendo algunas consideraciones personales.

El señor Thornton comienza con una «Regla de Oro» que me parece fundamental y que reza así:

Haz tus mensajes escritos tan extensos como sea necesario y tan cortos como sea posible.

Luego añade: «Haz que cada palabra cuente. Proporciona sólo lo que sea relevante. Pensar y escribir están interrelacionados. Escribir ayuda a clarificar tus pensamientos y los pensamientos claros te ayudan a mejorar tu escritura».

Encuentro un par de mensajes interesantes en esta Regla de Oro. El primero es el de la concisión. Escribamos aquello que nuestro interlocutor necesita, no metamos ruido en el sistema. No podemos hacer perder el tiempo de quienes nos leen por obligación profesional. El segundo mensaje es más reflexivo y nos muestra la estrecha relación entre la escritura y nuestros pensamientos: escribir nos ayuda a comprender mejor aquello que queremos expresar y, cuanto mejor comprendemos aquello que queremos expresar, mejor seremos capaces de plasmarlo en nuestros escritos.

A continuación, el autor se mete en faena y nos ofrece sus ocho consejos para escribir mejor:

1. Conoce tu objetivo

Si no sabes lo que tu lector necesita saber, qué debe hacer con tu mensaje y por qué debe hacerlo, no escribas. Piensa antes de escribir. En resumen: no metas ruido en el sistema y no hagas perder el tiempo a los destinatarios de tus mensajes.

2. Organiza tus mensajes de forma que sean fáciles de seguir

Aquí se nos ofrecen dos aproximaciones:

• Comienza con la conclusión o la acción requerida. Necesito el informe antes del 30 de mayo. A continuación justifica y razona el porqué de tu petición.
• Comienza con el asunto o problema. Plantea lo que hay que hacer y finaliza con tu petición.

El primer punto me recuerda mucho al post que escribí sobre la metodología BLUF. Te invito a echarle un vistazo.

3. Explica y apoya tus ideas

Decide cuales son los mejores ejemplos, hechos, estadísticas u otros materiales que van a ser útiles para ayudarte a explicar tu mensaje y argumentar tus ideas.

4. Usa viñetas y números

Recuerda que los textos profesionales deben ser claros y fácilmente leíbles. Las viñetas y enumeraciones facilitan la lectura del texto.

5. Usa frases cortas

Thornton cita al Instituto de Prensa Americana que afirma que las frases de ocho o menos palabras son comprensibles el 100% de las veces. No se trata de lucir nuestras habilidades literarias sino de que el receptor de tu mensaje lo entienda. Así que ahórrate florituras.

6. Usa palabras y frases precisas

Este consejo ataca uno de mis pecados escribiendo mensajes. Dice que expresiones como «Tan pronto como sea posible» o «equipo de trabajo» conducen a la confusión. Es mejor establecer plazos reales como fechas o especificar los nombres de la persona, o personas, a los que le encargamos un trabajo.

7. Usa tiempos activos

Al parecer los tiempos activos son mejores que los pasivos para identificar quien realiza la acción. Un ejemplo:

• La reunión fue convocada por Juan
• Juan convocó la reunión

8. Edita tus escritos

Aquí, el autor enfatiza que la buena escritura requiere de un gran repaso. Y aconseja releer lo escrito varias veces. En cada lectura presta atención a diferentes aspectos del documento: como está organizado, la gramática, las palabras elegidas y elimina todo aquello que no añada valor. Y, si tienes tiempo, pídele a un compañero o amigo que lo lea y te aconseje como mejorar el documento.

Espero que te sea útil.