BLUF. La técnica de escritura que hará que todos te lean

 

Los que trabajamos a diario con una gran cantidad de documentación agradecemos que el meollo de la cuestión se encuentre en las primeras líneas. Lo mismo puede decirse de los correos electrónicos: si el asunto es descriptivo y en el primer párrafo se exponen las ideas fuerza, mejor.

Esta obviedad es lo que en la jerga militar anglosajona se denomina BLUF. BLUF es el acrónimo de Bottom Line Up Front, o lo que es lo mismo y traducido libremente, la última línea al principio. Lo que se pretende con esta técnica es proporcionar al lector las conclusiones, asesoramientos, información principal o ideas fuerza en el primer párrafo. Las justificaciones, desarrollos y demás se añaden a continuación. De esta manera se benefician los dos actores de la comunicación: el receptor puede rápidamente decidir si con la información dada en el primer párrafo le basta, o si debe seguir leyendo para obtener mayores elementos de juicio; y el emisor se asegura de que la parte más importante del mensaje es leída e, incluso, recibir una respuesta sobre la marcha.

A lo largo de mi jornada laboral, leo decenas de escritos, informes y correos electrónicos. En el caso de los informes, lo primero que hago es leerme el objeto del mismo y las conclusiones, es decir, el primer y el último apartado. Si no me queda claro algo o necesito más información, leo el resto. Del mismo modo, cuando tengo que asesorar a mis jefes, primero les expongo las alternativas, luego les indico cual me parece la más adecuada y, por último, desarrollo los motivos. Ellos ya saben de lo que estoy hablando, no necesitan explicaciones exhaustivas. Los informes detallados deben formar parte del corpus técnico que apoya una decisión o proyecto, no deben ser una bola de datos que va rebotando de escritorio en escritorio.

Es más, el exceso de información genera ruido. Por eso hay que administrarla de forma progresiva: primero las conclusiones, luego su porqué. Tenemos que confiar en nuestros jefes, compañeros y subordinados y dejar que ellos decidan cuanto deben profundizar en la lectura de un texto, sobre todo en un momento en el que la mensajería electrónica inunda los entornos de trabajo y en segundos se llenan las bandejas de entrada de los distintos sistemas. De esta forma, ganaremos en agilidad, ahorraremos tiempo y evitaremos que muchos mensajes se lean en diagonal con la pérdida de información que ello conlleva.

Ya sabéis, si queréis respuestas rápidas y que vuestros informes y asesoramientos se conviertan en herramientas útiles... ¡A BLUFEAR!