Gestiona tu correo electrónico como un profesional: 5 consejos para aumentar tu productividad y eliminar distracciones en tu bandeja de entrada

Tenemos que reconocer que el correo electrónico o email se ha convertido en una herramienta de trabajo. Muchas de nuestras tareas tienen cómo disparador de inicio la descarga en nuestra Bandeja de Entrada de un email. Pero, ¿sabemos realmente usar nuestro correo electrónico de forma productiva?, ¿es el email una carga más que una herramienta?

Por otro lado, el correo electrónico es también una fuente de distracciones. No es raro recibir a lo largo del día mensajes del típico plasta que, no debe tener otra cosa que hacer que remitirnos chistes, powerpoints mas o menos graciosillos, etc. Y por no hablar de aquellos que reenvían a toda su lista de contactos cadenas de todo tipo con la idea de que se van hacer ricos, van a ir al cielo o van a salvar una vida.

En este post vamos a daros algunos consejillos para que el email no se vuelva contra nosotros.

1. Vacía tu bandeja de entrada No hay nada más deprimente que una bandeja de entrada saturada. Al final es imposible gestionarla y los correos importantes pasan desaparecidos. Al final de la jornada, suelo emplear algunos minutos en vaciar la bandeja o, al menos, dejarla lo mas limpia posible. Es relativamente fácil. Cuando un correo requiere una acción, lo primero que hago es anotarla en mi agenda (si es en una fecha determinada) o en mi lista de tareas. Si requieren una contestación que me suponga menos de dos minutos, contesto y borro. Si hay algún correo que me interesa guardar para el futuro, lo etiqueto y lo archivo. Lo que no interesa lo elimino.

2. No estés pendiente del correo Todos los mensajes que recibes no son importantes ni urgentes. En el caso de que el mensaje sea urgente ya se preocupará el remitente de llamarte por teléfono para advertirte. Lo ideal es consultarlo al iniciar la jornada para ajustar tu planificación. A mitad de jornada es otro buen momento. Y al final de ésta está indicado para limpiar la bandeja y planificar el día siguiente.

3. Usa carpetas, etiquetas y filtros La gran mayoría de clientes de correo electrónico te permiten etiquetar los correos, crear carpetas y emplear filtros. Yo prefiero las etiquetas a las carpetas a la hora de archivar, pero cada cual tiene sus gustos. El caso es que aquellos correos que hayas guardado como referencia para el futuro sean fácilmente recuperables. Las etiquetas ayudan a buscar. Puedes usar filtros para buscar mensajes con una o varias etiquetas. O de un remitente en concreto. O usar varios criterios (por ejemplo, correos con la etiquetas ‘informes’ y ‘finanzas’ que te ha remitido Don Fulano de Copas).

4. Ten cuidado al elegir los destinatarios La inmediatez que nos proporciona el correo electrónico hace que, muchas veces, nos sintamos tentados de remitir nuestro mensajes a muchas personas, les interese o no. Es importante elegir bien los destinatarios por dos motivos: el primero, por no molestar y distraer a otros compañeros; el segundo, para recibir la respuesta o la acción adecuada es necesario que se lo remitamos a la persona adecuada. Si se lo enviamos a muchos, alguno que no tenga nada que ver con el asunto puede considerar que es competencia suya y realizar una acción que no se corresponda con lo deseado.

Y hablando de destinatarios, es necesario aprender a utilizar el PARA: y el CC:. El PARA: se usa para los destinatarios a los que el correo les implica una acción. El CC: para aquellos destinatarios para los que el correo no les supone una acción inmediata pero les es necesario o útil conocer su contenido. Un ejemplo: Queremos que Juan remita a un informe a Pedro antes del jueves a las 12. A Juan le ponemos en PARA: para que sepa lo que tiene que hacer y a Pedro en CC: para que sepa que el jueves a las 12 recibirá el informe de Juan.

5. La importancia del asunto Una buena redacción del campo asunto nos puede ahorrar mucho texto en el cuerpo del mensaje y ayudar a nuestros destinatarios a gestionar su correo de forma eficaz. En mi caso suelo usar corchetes para indicar el contexto del correo. Si es una reunión un asunto puede ser [REUNIÓN] 14 MARZO 12:00. PLANIFICACIÓN PROYECTO. SALA DE JUNTAS. Y en el cuerpo ya incluyo detalles cómo documentación a aportar, trabajos previos, etc. De esta forma, el destinatario, de un golpe de vista, puede asimilar el contenido del mensaje, he incluso remitirlo a su calendario o lista de tareas sin tener que modificar encabezados.

Esta es mi forma de trabajar con el email.

¿Cual es la tuya?