4 trucos y algunos consejos para convocar reuniones productivas

Un cuchillo jamonero bien afilado, empleado por un experto cortador de jamón, alegra una reunión con tan delicioso manjar. Ese mismo cuchillo, en manos de un niño de cuatro años, se convierte en un arma peligrosa, tanto para el niño como para los que le rodean. Y no digamos si ese cuchillo lo porta una persona con malas intenciones: apaga y vámonos.

Las herramientas, por si mismas, no son buenas ni malas. Es la forma en las que las empleamos la que define su bondad o su maldad.

La pandemia supuso el empujón que las herramientas de videoconferencia necesitaban para integrarse en el mundo laboral. Con ellas, las restricciones sanitarias desaparecían porque ya no era necesario estar presentes físicamente para reunirse. Y una vez que nos zambullimos en el fabuloso mundo de las videoconferencias, nos dimos cuenta de que también resolvían problemas pre-pandémicos como reservar una sala, tener en cuenta el aforo o los desplazamientos y, con todo ello, se desató un infierno desenfrenado de invitaciones a reuniones a las que, de no existir esta tecnología, probablemente nadie nos habría invitado.

Pero el problema no está en la tecnología, sino en las reuniones. ¿Son necesarias? ¿Son útiles? Mi experiencia es que la mayor parte de las reuniones no sirven para nada. O, mejor dicho, para una buena parte de los asistentes no sirve para nada. Tan solo para perder tiempo.

Y ahora, vayamos al grano: ¿Para qué se convocan reuniones? El sentido común nos dice que para resolver algún tipo de problema, para realizar el seguimiento de algún proyecto o para tomar decisiones, entre otros motivos. ¿Cual es el problema? Que muchas reuniones son rutinarias. Están marcadas desde tiempo inmemorial en el calendario y nadie se atreve a anularlas. Por otro lado, todavía hay mucha gente que piensa que cualquier tema hay que tratarlo cara a cara y obtener una respuesta inmediata. Y eso es un gran error. Y os pongo un ejemplo:

Necesitamos datos para tomar una decisión. Reunimos a un montón de expertos para que nos los aporten. Entonces, con los datos todavía sin madurar en nuestras cabezas, nos enzarzamos en discusiones para dilucidar cual es la mejor decisión. Como consecuencia, la reunión se alarga más de lo esperado y acabamos convocando otra. ¿No os ha pasado? Y digo yo: ¿no es mejor colgar los datos solicitados en una plataforma colaborativa tipo sharepoint o Google Workspace, analizarlos tranquilamente, proponer varias soluciones y, finalmente, cuando hayamos alcanzado el grado de reflexión oportuno reunirnos y decidir?

A continuación, os expongo mis ideas sobre cuando hay que convocar una reunión y os doy algunas ideas para conseguir que estas sean más productivas.

Imagen generada con la IA de StableDiffusion

Cuándo convocar una reunión

Las reuniones se pueden convocar por muchos motivos. El inicio de un proyecto es uno de ellos. Se hace una reunión en la que se exponen los detalles del mismo, que se pretende conseguir, se presentan los componentes del grupo de trabajo que van a llevarlo a cabo y se resuelven las dudas iniciales.

Por otro lado, existen métodos de trabajo tanto de ingeniería, desarrollo de software o de planeamiento y toma de decisiones que llevan parejos una serie de reuniones de control o exposición de resultados que pueden servir para reprogramar plazos, resolver conflictos y desatascar el flujo de trabajo.

Cuando los temas a tratar son tan sensibles que no es aconsejable emplear métodos electrónicos, las reuniones son una solución.

Y por último, para tomar decisiones que impliquen asesoramiento o información adicional.

Trucos para reuniones productivas

1. El orden del día

No convoques jamás una reunión en la que no exista un orden del día claro. Las reuniones —para que sean productivas— exigen un trabajo previo. Por eso, el orden del día, más que una relación de temas a tratar, debe asignar a los asistentes unas tareas previas, ya sea aportar una serie de datos, ya sea proponer soluciones. El Teniente General Pagonis, jefe de la logística en la Operación Tormenta del Desierto, tenía una reunión todos los días con los responsables logísticos de las unidades subordinadas. Les exigía que le informasen sobre tres asuntos que hubieran sido resueltos sobre la jornada, otros tres en los que habían surgido problemas o retrasos y una posible solución a cada uno de estos problemas. Las reuniones eran ágiles y servían al propósito que tenían: resolver los problemas del día a día en una guerra.

Además, debes ser lo más intransigente posible con el orden del día. Como diría Paco Umbral: aquí hemos venido a hablar de mi libro. No permitas que los asistentes se salgan por la tangente. Si, durante la reunión, se identifica un tema no programado, pero que aporta valor al objetivo de la reunión, se toma nota y se trata al final de esta. Si no es así, automáticamente se corta.

2. Se inflexible con los tiempos

Si la reunión ha sido convocada a una hora determinada, debe empezar a esa hora. Por supuesto, también debe acabar a la hora programada. Establece un tiempo máximo a los comparecientes para exponer sus argumentos y no dejes que se anden por las ramas. Es preferible parecer grosero que perder el tiempo. Ya verás como, poco a poco, te lo acabarán agradeciendo.

3. Modera con autoridad

El responsable de la reunión debe ser capaz de interrumpir discusiones bizantinas que no llegan a nada y que no hacen más que reiterar lo dicho una y otra vez. Los que hayan asistido a reuniones de una comunidad de vecinos saben de lo que hablo.

4. El acta

Una reunión debe proporcionar una solución, apoyar una decisión o ser fuente de una serie de acciones derivadas. El manera de formalizar lo anterior es mediante un acta que, una vez remitida a los participantes e interesados, sea vinculante.

Conclusión

El tiempo es un bien que, una vez perdido, no se recupera. Si vas a obligar a otras personas a abandonar sus obligaciones y prestarte a ti ese tiempo, debe ser por un motivo justificado. Las reuniones pueden ser tremendamente útiles pero, también, terriblemente devastadoras. Se responsable.