5 trucos para aumentar tu productividad

Debido a la inmediatez que nos proporciona la tecnología, los entornos de trabajo se han convertido en territorios donde reina el caos. Correos electrónicos que requieren una respuesta urgente, programas de mensajería inmediata, agendas y calendarios compartidos, sumados a las clásicas llamadas telefónicas que te interrumpen en el peor momento. Si a esto añadimos reuniones y videoconferencias, la organización del trabajo y la gestión del tiempo se convierten en algo casi imposible.

Para minimizar este caos, hoy, desde la Caverna del Mentat, os regalamos cinco consejos que, si bien no son cien por cien eficaces, si pueden ayudaros a no perderos en la vorágine del día a día.

Haz solo una cosa

La multitarea es un engaño. No existe. Los seres humanos no estamos diseñados para hacer dos cosas a la vez. Es imposible estar concentrado en dos asuntos diferentes. Y no lo digo yo, existen muchos estudios al respecto.

Por eso, céntrate en lo que estás haciendo. Si te interrumpen con nuevas tareas, no las empieces. Toma nota de lo que te piden, agéndalo o añádelo a tu lista de cosas pendientes. Si, a pesar de todo, el encargo que te llega es urgente y necesita tu atención inmediata, cierra lo que estés haciendo y dedícate por completo a la nueva tarea. No trabajes en las dos a la vez. Luego, cuando finalices aquello tan urgente, vuelve a lo que estabas haciendo.

De esta forma, el producto de tu esfuerzo aumentará en calidad y no cometerás los errores propios de distraer tu atención en varios asuntos.

Desactiva las notificaciones email y mensajería

Si algo es urgente, ya se encargará el responsable de hacértelo saber en persona o por teléfono. Por desgracia, nos hemos acostumbrado a considerar los correos electrónicos y otras aplicaciones de mensajería como objetos de respuesta inmediata. Y no es así. El correo electrónico constituye una forma útil y práctica de compartir información, no es un gestor de tareas.

Establece periodos de tiempo para consultar tu correo, pero no estés pendiente de él constantemente.

Haz pausas cortas.

Es imposible mantener la concentración de forma constante. Es necesario que nuestro cerebro descanse. Por eso, cada cierto tiempo, para, levántate, estírate, tómate un vaso de agua o, simplemente, no hagas nada.

Existen muchas técnicas para programar estas pausas. La más famosa es la del «Pomodoro» que consiste en establecer periodos de trabajo o estudio de 25 minutos y descansar 5. Puedes encontrar multitud de apps que te avisan al final de cada periodo.

Pero tú eres quien mejor te conoces. Tú, mejor que nadie, sabes cuanto tiempo puedes estar concentrado y cuanto debes descansar.

Apúntalo todo

Para mí, esta es la regla principal. No confíes en tu memoria. Las citas, a la agenda o al calendario. Las tareas en su lista correspondiente. Las notas que tomes en una reunión, procésalas inmediatamente y transfórmalas en acciones derivadas, informes o lo que se tercie.

Al final de la jornada, revisa tus notas, la agenda y el calendario y planea el día siguiente.

Elije tres tareas principales

Muchas veces abrimos nuestra lista de tareas pendientes y nos vemos abrumados. Tanto que, en ocasiones, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y no hacemos nada.

Como hemos señalado en el apartado anterior, al final de la jornada tenemos que programar lo que vamos a hacer el día siguiente. En ese momento tenemos que decidir y preguntarnos cuales de todas las tareas pendientes son las que, una vez realizadas, nos permiten decir que nuestro día ha sido provechoso. Se deben elegir un máximo de tres tareas y a ellas consagraremos todos nuestros esfuerzos.

El resto de tareas son secundarias. Las atenderemos o no en función de si hemos finalizado las principales. De esta forma, hemos priorizado nuestros esfuerzos y no los hemos derrochado en cosas de menor importancia. Y, poco a poco, veremos como la lista de «marrones» pendientes se va reduciendo.

A este método se le llama el de las tres rocas.

Bueno, dejar de enredar leyendo blogs y poneros a trabajar.